제16장 통제
학습목표
생활주변의 예를 통해서 통제의 의미와 목적을 이해한다.
기업의 경영에서 통제가 차지하는 역할을 설명할 수 있다.
다양한 통제의 유형을 상황에 맞게 열거할 수 있다.
경영관리의 일부로서 타분야와 통제의 연관관계를 이해한다.
기업에서 주로 사용되는 통제의 기법을 설명할 수 있다.
1. 통제의 의의와 특성
2. 경영통제의 역할
3. 경영통제의 단계
4. 통제구조와 경영통제의 수단
1. 통제의 의의와 특성
경영이야기(24): 즐거운 여행을 위한 통제
한 가족이 여름 휴가여행을 떠난다. 목적지가 결정되고 여행에 필요한 각종 준비물들이 준비되었다.
여행일정 또한 사전에 치밀하게 계획되었다. 장거리 운행을 위한 자동차 점검도 끝나고 이제 목적지를 향하여 출발을 한다.
익숙한 동네 길을 별 탈없이 지나 낯선 시골길을 달려간다. 평소에 다니던 길과는 달리 차들은 빨리 달리고 지도에서 본 것과는 다르게 도로안내 표시판을 따라길을 찾아가는 것도 그리 수월한 일이 아니다.
곧은 길, 굽은 길, 돌아가는 길, 꺽어지는 길, 교차되는 길 등등 익숙치 않은 길들이 이어지며 펼쳐진다.
때때로 천둥 번개가 치며 소나기가 쏟아져 불안하게도 하고 금새 밝은 햇살이 나와 편안하게도 한다.
때때로 길을 횡단하는 보행자들이며 좁은 시골길을 느릿느릿 나아가는 트랙터들도 있다.
위험이 곳곳에 도사리고 있다.
교통신호등, 철도건널목, 주행속도 등에 관한 운전법규를 준수하고 때때로 벌어지는 예상치 못한 운행상의 돌발사건들을 정신을 곤두세우고 대처하며 여행길을 나아간다.
그러나 자동차를 안전하게 목적지까지 운행해 가는 과정에서 자동차의 속도계, 연료표시계기, 엔진온도표시계기 등과 같은 계기판이 제대로 작동하지 않는다고 가정하면 그 여행은 어떻게 될까?
안락한 여행은 커녕 성공적인 여행은 기대하기 어려울 것이다.
과속운전으로 단속되지 않으려면 무조건 천천히 가야되고 연료가 소진되지 않으려면 불필요하게 자주 연료주입을 해야할 것이다
기업의 경영은 낯선 목적지를 향해 떠나는 여행과 다를 바 없다.
여행계획이 필요하듯이 경영계획이 필요하고 현재의 진행상태를 보여주는 각종 계기판이 필요하듯이 경영상황을 보여주는 상황보고기능이 필요하다. 도로교통규칙으로부터 의도하지 않게 벗어난 경우 이를 즉각 시정하는 조치가 필요하듯이 계획으로부터 벗어나는 실적을 예방하거나 찾아내 수정하는 경영통제기능이 필요한 것이다.
경영통제를 올바로 이해하고 이를 활용하기 위해서는 통제의 개념과 특성에 대한 명확한 이해가 필수적이다.
따라서 본 절에서는 이에 대해 좀 더 깊이있게 다루도록 한다.
1.1 통제의 정의
통제(control)라는 단어는 우리 생활에서 다양한 의미를 내포하며 사용되고 있다.
일반적으로 이들 용어는 쓰이는 상황, 목적에 따라 여러가지 다른 의미로 사용되곤 한다.
특히 통제라는 용어가 도입된 'control'이란 단어가 여러 의미로 사용자에 따라, 상이하게 활용되어 왔다.
이들 용어는 대개 크게 세 가지 의미로 사용되고 있다.
첫째는 사회문화적인 의미로서 특정대상에 대한 다스림이나 강압의 의미를 내포한다.
한국어사전에 의하면 통제란 "일정한 방침에 따라 제한하거나 제약함"으로 정의되고 있다.
오늘날 우리사회에 있어서 통제라는 용어가 부정적인 의미를 함축하게 된 것도 이러한 측면이 강조됨으로 인한 것이다.
둘째는 기계기술적인 의미로서 기계나 설비가 사용목적에 적합하게 작동하도록 조절하는 것을 의미하는 것으로 "제어"는 용어를 사용하기도 한다.
컴퓨터를 이용한 각종 제어시스템들이 그 예이다.
셋째로는 경영관리적인 의미에서의 통제는 조직이 특정의 목적을 달성하기 위해 세워놓은 계획을 차질 없이 이루기 위하여 일의 진행상황을 상시적으로 파악하고 계획으로부터 어긋나는 경우 필요한 조치들을 적시에 취하도록 하는 제반 과정과 절차 등을 의미하는 것이다. 이들 세 가지의 통제에 관한 용어들은 서로 다른 의미를 내포한 것으로 보이나 실상은 그 근본 의의는 매우 비슷하다.
그것은 특정의 목적을 이루기 위한 수단으로서 사용되는 것이며 이를 위해서는 수시로 발생하는 현상에 대한 파악과 분석을 통해 통제의 대상을 원하는 방향으로 이끌어 나가는데 통제의 목적이 있다고 하는 것이다
본 장에서 주로 다루는 통제의 의미는 이 세 번째 정의에 주안점을 두고 있으며 이 같은 통제를 경영통제라 정의한다.
따라서 기업의 경영과 관리 관점에서 경영자가 기업을 성공적으로 이끌어가기 위해 어떻게 통제를 활용하고 응용하는가에 대해 논의하고자 한다.
1.2 경영통제의 특성
기업이 크건 작건 관계없이 경영통제라는 기능은 반드시 존재한다. 큰 기업의 경우 비교적 잘 갖추어진 조직과 절차에 의해 통제가 이루어지는 반면에 작은 기업의 경우 비공식적이고 비조직적으로 통제가 이루어질 수 있다.
그러나 형식이나 조직의 차이에도 불구하고 통제의 기능은 조직의 효과적인 목적달성을 위해서는 필요불가결하다.
통제의 실패는 유용한 자원의 낭비뿐만 아니라 심각한 손실을 초래할 수 있기 때문이다.
이 절에서는 다양한 통제의 유형이 가지고 있는 공통적인 특성에 대해 알아보도록 한다
이를 위해서 통제의 구정요소를 이해하는 것이 필요하다.
1.2.1 통제와 통제시스템
통제가 그 본래 목적을 달성하기 위해 통제에 필요한 핵심적인 요소들을 갖추어야 한다.
이 요소들이 상호 긴밀한 연계작용을 통하여 원하는 결과를 성취하게 되는데 이러한 통제의 핵심요소들을 조직적으로 통합하고 관리해나가는 일체를 통제시스템(control systems)이라고 하며 (그림 16-1)은 이를 요약해 보여준다.
그림 16-1) 통제시스템의 구성요소 (생략)
1) 통제대상
통제대상(control object)란 통제를 위해 선택됨으로써 통제시스템의 관찰대상이 되는 특정의 변수(variable)이다.
기업에 있어서 이 통제대상으로는 조직의 목적 달성에 중요한 영향을 미치는 활동들이나 개별업무, 부서들이 주로 선택되는데 이들이야말로 경영자 주요 관심대상들이기 때문이다. [그림 16-1]에서 보는 바와 같이 통제대상은 그 자체가 별개의 시스템으로서 환경과 상호작용하는 과정에서 성과를 얻게되는데 통제시스템의 관찰대상은 주로 통제대상의 실행결과(output)가 된다.
2) 관측자
관측자(detector)란 통제대상의 실행결과를 관찰하고 측정하는 요소이다.
효과적인 통제시스템이 되기위해서는 정확하고 신속한 관측이 요구된다.
기업의 통제시스템의 경우 정해진 규칙이나 절차에 따라 각 책임부서의 활동에 관한 실적들이 회계시스템에 의해 대부분 관찰되고 기록된다. 특히 예외적이거나 문제의 소지가 있는 현상이나 결과에 대한 신속한 관찰은 통제시스템의 성공을 위해 매우 중요하다.
3) 참조점
참조점(reference point)란 관측자에 의해 측정된 결과를 비교, 판단하기 위한 기준으로서
실행결과의 적절성이나 타당성을 판단하는 근거를 말한다. 이러한 기준은 활동여건이나 환경, 그리고 통제의 목적에 의해서 대부분 결정되는데 정당하고 합리적인 기준이 설정되어야 통제의 효과와 바람직한 결과를 기대할 수 있다.
통제의 성패를 결정하는 중요한 요소로서 합리적이고 신중한 설정이 필요하다.
4) 비교자
비교자(comparator)란 관측자에 의해 측정된 결과와 비교의 기준이 되는 참조점을 상호
비교함으로써 통제대상의 성과를 판단하고 그에 대한 결론을 도출하는 요소이다.
실행결과에 대한 평가와 그에 따른 대처방법이나 조치들을 발동시키는 요소가 된다.
일반적으로 이러한 비교와 결론의 도출은 미리 정해진 절차와 규칙에 의해서 이루어진다.
5) 실행자
실행자(activator)란 통제대상의 실행성과와 참조점으로부터 얻은 비교분석의 결론을 근거로 미리 계획된 통제행위를 실행에 옮기는 요소이다.
이같은 실행을 통해서 통제시스템은 조직 목표에 부합되는 결과를 얻을 수 있도록 통제대상을 계속적으로 이끌어 나가는 것이다.
1.2.2 경영통제시스템의 특성
1) 통합적인 시스템
공식적인 경영통제시스템은 조직의 모든 활동을 대상으로 이루어진다는 측면에서 통합적인 시스템이라 할 수 있다.
경영자는 경영통제시스템을 통하여 조직의 각 부서들 간의 상충되는 부분들을 조정하고 조직의 각 부서들의 활동이 경영관리의 목표달성이라는 대전제에 따라 상호보완적으로 조화가 이루어질 수 있도록 경영통제시스템은 이들을 통합하는 역할을 해야한다.
2) 목표 합일성
각 조직의 부서들이나 그 구성원들은 일반적으로 각각의 이해관계를 최우선으로 업무를 수행한다고 해도 지나친 말은 아닐 것이다.
이 같은 이기적인 동기의 활동들을 조직의 목표와 일치하도록 경영통제시스템은 설계되어져야 한다.
조직의 목표와 구성원들 개개인의 목표가 항상 일치할 수 없다.
따라서 조직원들의 동기유발을 위해 그들이 각자의 목표를 위해 최선을 다하도록 하되 그러한 노력들이 조직 목표를 달성하는데 부합하도록 경영통제시스템을 통해 유도되어야 한다.
3) 재무적 틀
대부분의 경영통제시스템은 재무적인 측면이 특히 강조된다. 다소 예외가 있기는 하나 대부분 화폐단위로 설명되는 정보들에 의해 경영통제시스템이 운영된다는 것이다.
그 이유는 기업에서 경영자들에게 가장 중요하게 간주되고 우선적으로 제공되는 것이 재무적인 정보이기 때문이다. 뿐만아니라 거의 모든 재무적 정보들은 회계시스템이라는 기업내부의 정보시스템을 통해서 오랫동안 활용되어져 왔기 때문에 별도의 투자나 조직없이도 쉽게 접근 할 수 있는 것이다.
그렇다고 해서 비재무적인 정보의 중요성을 소홀하게 생각해서는 안될 것이다.
근래 들어 비재무적 정보의 중요성이 갈수록 증대되는 추세이다
4) 반복성
경영통제시스템은 기업의 다른 대다수의 활동들과 마찬가지로 반복성과 주기성을 갖는다.
이것은 기업의 활동들이 1년이라는 사회적 패턴과 궤를 같이 하기 때문이며 특히 통제와 밀접한 관계가 있는 경영계획의 패턴이 반복성과 주기성을 갖는 때문이다.
때로는 일, 주, 월과 같은 단기에 걸쳐서, 때로는 분기, 1년과 같은 기간에 걸쳐 기업의 각종 활동주기에 따라 경영통제시스템의 진행과정도 반복되는 경향을 갖는 것이다.
l.3 통제의 유형분류
일반적으로 활용되는 통제는 그 목적이나 시기, 대상, 방법 등에 따라 여러 가지로 분류 될 수 있다.
통제의 본래 목적을 효과적으로 달성하기 위해서는 주어진 상황과 경우에 알맞는 통제의 적절한 선택과 적용이 필요하다.
따라서 다음에서는 이들 다양한 통제 유형들의 의미와 내용들을 우선 살펴보도록 한다.
1.3.1 목적에 따른 분류
1) 예방통제(preventive control)
문제점이나 불리한 사건의 발생이 일어나지 않도록 미연에 방지하기 위하여 필요한 조치를 미리 취함으로써 목표하는 것을 달성하고자 하는 통제를 가리킨다.
통제의 비용면에서나 효과면에서 가장 바람직한 통제이나, 이를 위해서는 문제발생의 개연성이나 가능성을 파악하고 그에 대처하는 방법을 정확히 이해해야 한다.
2) 적발통제(detective control)
일반적으로 완벽한 예방이란 불가능하기 때문에 위의 예방통제가 모든 문제점의 예방에 초점을 둔 통제방법이다. 관심의 대상으로서 문제점이나 위협요소가 가지고 있는 특성에 대한 이해를 기초로 그것들을 감지해내며 발생소지가 높은 대상이나 업무, 과정들을 주 대상으로 설계 된다.
3) 수정통제(corrective control)
적발통제를 통해 찾아낸 문제점을 시정, 바람직한 방향으로 바꾸어 가는 통제를 말한다.
미리 설정된 기준에 근거하여 수정이 이루어지며 적발통제와 연계적으로 작동한다.
4) 가부통제(Yes/No control)
가부선택을 통해 추가적인 활동의 여부를 결정짓는 비교적 단순화된 통제이다.
경우에 따라서는 복수의 연속적인 가부통제를 통해 보다 복잡한 통제가 이루어지기도 한다
1.3.2 적용시기에 따른 분류
1) 사전통제(pre-action control)
일이 진행되기 이전에 대비해야할 사항들을 미리 조치함으로써 차후의 문제발생으로 인한 손실이나 희생을 최소화하기 위한 통제이다.
예방통제와 유사하나 통제의 적용시기에 초점을 두고 분류한 것이다
2) 진행통제(concurrent/feedforward control)
일의 진행과 동시에 통제를 적용하는 것으로서 미래의 예측되는 상황과 현재에 벌어지는 상황을 종합함으로써 필요한 조치를 취하는 통제이다. 변화가 심한 환경 하에서 가장 적합한 통제로서 처리과정이 비교적 복잡한 것이 특징이다
3) 사후통제(post-action/feedback control)
일이 종료되고 탄 후에 그 결과를 토대로 앞으로 취해야 할 조치들을 정리하여 차후에 반복될 경우에 대비하는 통제를 말한다.
일반적으로 반복되는 상황에 대한 통제로서 의미가 있다.
처리과정은 단순하나 문제발생에 따른 전체적인 손실이나 수정을 위한 비용이 많이 드는 경향이 있다.
1,3.3 적용분야에 따른 분류
1) 전략통제(strategic control)
경영전략의 수립, 실행계획의 입안 등과 같은 전략적 계획(strategic planning)은 최고경영자에게 있어서 가장 중요한 책임이라 할 수 있다. 그러나 전략적 계획에 대한 후속조치로서 경영전략의 성공적인 구현여부, 전략에 대한 평가, 그리고 환경변화에 따른 전략의 수정 등이 뒤따라야 하는 것은 필연적이다. 전략통제는 이러한 임무를 효과적으로 수행하고 지속적으로 관리해 나가기 위한 하나의 접근방법으로 활용된다.
2) 경영/관리통제(management control)
경영전략에 따른 구체적인 경영관리업무를 위한 통제를 말한다. 구체적으로는 경영전략의 실행에 필요한 다양한 자원의 조달과 수단의 동원을 위한 통제라고 할 수 있다.
실제로 경영전략이 구체화되어 계획된 바대로 실행되고 있는가를 통제한다.
3) 운영/업무통제(operational control)
일상적인 업무와 활동들이 경영자 전략에 따른 계획과 일관성있게 실행되고 있는지, 계획된 목표에 실제 성과가 부합하고 있는지 등을 상시적으로 관찰하면서 발생되는 장애요소나 문제점들을 극복해 나가기 위한 통제를 말한다.
경영/관리통제에 비해 범위가 좁고 세부적인 업무를 대상으로 한다.
1.3.4 통제 주체에 따른 분류
1) 외부통제(imposed control)
통제의 주체가 통제대상과 분리되어 있는 경우의 통제를 말한다. 이 경우 대부분의 통제 대상은 스스로에게 통제를 가할 수 있는 능력이 없거나 스스로에게 통제를 가할 동기가 결여된 경우에 외부로부터의 통제를 받게 된다.
2) 자가통제(self control)
통제대상이 스스로에게 통제를 가함으로써 상황에 적응하고 개선해 나가는 경우를 말한다. 동기부여와 같은 행동과학적인 측면에서 외부통제보다 바람직하다고 할 수 있으나 대부분의 통제대상은 스스로에게 통제를 가하는 것이 자연스럽지 못하거나 통제에 대해 거부감을 갖는다는 모순이 있다.
1.3.5 환경변화에의 적응성에 따른 분류
1) 1차원적 통제(first order control systems)
통제시스템의 작동이 문제발생 시 주어진 조건에 대한 반응으로서 자연적으로 이루어지나 환경의 변화에 따른 적응이 이루어지지 않는 통제시스템을 말한다.
외부환경이 영구적으로 바뀔 경우에는 통제시스템으로서의 본래 기능을 상실하게 된다.
2) 2차원적 통제(second order control systems)
문제가 발생하면 그 원인을 파악하고 그에 대처해 나갈 수 있으며 학습을 통해서 새로운 환경에 지속적으로 적응해나가는 통제시스템을 말한다.
생명체를 이루는 통제시스템이나 이들의 집합체에 의한 통제.시스템은 모두 환경에 적응해 나가는 2차원적 통제시스템이다 인간을 구성원으로 하는 기업의 통제시스템도 이에 속한다
2. 경영통제의 역할
2.1 경영통제의 목적
기업의 경영은 이윤창출의 과정에서 수많은 불화실성의 도전에 직면하게 된다.
경영자가 이루고자 하는 많은 목표들을 이루기 위해서는 이러한 불확실성에 대한 적절한 조치가 불가피하다.
미래에 대한 예측에는 한계가 있기 때문이다. 경영통제의 목적은 기업이 처한 불확실하고 가변적인 경영환경 하에서 크게는 경영목표나 계획을 경제적이고 효율적으로, 그리고 효과적으로 달성하고, 작게는 각 부서나 업무에 주어진 목표를 계획한대로 이루는 것이다.
경영통제란 이를 위해서 경영자에게 부여된 권한을 효과적으로 사용하여 통제가능한 상황변수들에 대해 필요한 주의를 기울이고 본래의 계획에서 이탈되는 변수들을 대상으로 경영목표에 맞는 적절한 조치를 취하는 행위라고 할 수 있다.
2.2 통제와 계획의 관계
목표없는 실행이 없듯이 계획없는 통제란 무의미하다. 이는 마치 아무런 준비없이 목적지를 향해 떠나는 항해와 같다.
항해에 필요한 항해지도, 나침판, 물과 식량 등 치밀한 준비가 성공적인 항해를 위해서는 필요하다.
계획이란 통제를 실천하는데 필요불가결한 방향과 준거를 제공한다.
물론 준거로서의 계획이 타당하다는 것을 전제로 한다.
따라서 계획과 통제는 동전의 양면과 같이 뗄래야 뗄 수 없는 밀접한 관계를 갖는다.
이 둘을 구분하는 것은 단지 개념의 이해를 위한 방편으로서 일 뿐이다
2.3 효과적인 통제와 통제의 문제점
2.3.1 효과적 통제의 정의
효과적인 통제란 주어진 자원을 효율적으로 사용하면서 발생하고 있는 현상이나 사건을 정확하게 파악하고 환경의 변화를 신속히 감지하여야 한다.
이를 통해서 변화의 영향을 정확히 분석하고 분석결과에 따라 조직이 실행해야할 대처방안을 적절히 제시해주는 통제시스템을 효과적이라고 말할 수 있다.
효과적인 통제시스템들은 일반적으로 다음과 같은 공통적인 특성들을 가진다.
2.3.2 효과적인 통제의 특성
1) 정확성
통제 유용성은 정확한 상황의 파악에 기초한다.
기업활동의 정확한 성과 측정을 통해서 문제에 대한 명확한 분석과 진단이 가능하고 그에 따른 올바른 처방과 조치가 가능하게 된다.
기업의 회계시스템과 같은 정보시스템이 경영통제시스템에 매우 중요한 이유가 여기에 있다.
2) 신속성
문제의 발생이나 상황의 변화를 신속하게 감지하고 이에 필요한 대처방안이 적시에 이루어지도록 통제시스템이 구축되어야 한다.
기업의 경영에 있어서 대부분의 중요한 활동들은 의사결정과 처리의 신속성을 요하는 까닭이다.
특히 환경의 변화가 심한 조건하의 통제시스템일수록 신속성이 높이 요구된다.
3) 효율성/경제성
통제활동은 경영의 여타 활동들과 마찬가지로 기업이 소유한 희소자원의 소모를 요한다.
따라서 주어진 통제목적을 달성하기 위하여 최소한의 자원을 사용하거나 사용된 자원에 대해 최대한의 결과를 창출할 수 있어야 한다.
통제를 통해서 얻어지는 가치가 통제에 소요되는 자원의 가치보다 크다면 경제성이 있다고 할 수 있다.
뿐만 아니라 조직 전체로 보았을 때 과다한 통제는 딴은 시간과 비용을 요구한다.
이 때문에 소위 전략적 통제점(strategic control points)이라는 핵심적인 통제대상의 선별이 필요하다.
4) 관련성
통제활동은 계획된 결과와 밀접하게 관련되어 있어야 한다. 즉, 통제를 위해 수집되는 모든 성과/활동에 관한 정보는 특히 통제의 목적을 달성하는데 필요한 정보이어야 하며 수집된 정보 분석도 통제의 목적과 밀접한 관계가 있도록 통제시스템은 설계, 구축되어야 한다. 이는 통제시스템의 존재이유와 통하는 특성이라 할 수 있다.
5) 유연성
통제가 이루어지는 환경은 계속적으로 변화한다.
특히 기업은 수많은 변화에 직면하는데 통제시스템 역시 이러한 변화의 상황이나 환경변화에 유연하게 적응할 수 있어야 그 효과를 발휘할 수 있다.
변화에 적응하지 못하는 통제시스템은 도태할 수 밖에 없다.
6) 활용용이성
통제는 통제의 사용자가 쉽게 이해하고 활용 가능하여야 한다.
이를 위해서 단순한 통제시스템이 유리하다. 통제를 받는 대상도 통제시스템을 쉽게 이해하여야 통제를 따르는데 도움이 될 것이다.
2,3.3 통제의 문제점
통제는 때때로 역작용이나 부작용을 유발시킨다. 이 문제점들은 대부분 통제의 대상이나 실행자가 되는 사람들에게 통제가 미치는 인간적인 요소들 때문이다.
경영에서 인간이 개입되지 않는 통제란 있을 수 없으므로 성공적인 통제를 위해서는 이러한 문제점들을 최소화하는데 많은 주의를 기울여야한다.
이를 위해서는 통제란 경영목표를 달성하기 위한 수단이지 그 자체가 목적이 아니라는 사실을 유념해야한다.
따라서 경영통제의 문제점을 사전에 예방하기 위해서는 참여자나 피통제자들의 자발적인 참여와 동기유발을 유도하는 것이 매우 중요하다.
3. 경영통제의 단계
경영활동에서의 통제는 [그림 16-2]이 보여주는 바와 같은 반복적인 단계를 통해서 계속적으로 이루어진다.
[그림 16-2] 경영통제의 순환단계 (생략)
3.1 경영계획
경영자는 이윤의 극대화라는 본질적인 기업의 목표를 달성하기 위한 구체적인 방법으로서 경영전략을 수립한다.
이는 장기적인 측면에서 목표달성의 기본적인 접근방법을 수립하는 것이다.
경영전략에 대한 구체적인 행동요령이 주기적으로 작성되는 경영계획이다.
목표를 구체화하고 구체화된 목표를 주어진 자원과 여건 하에서 어떻게 실행해 나가려고 하는가를 미리 정해놓는 것이다. 과거의 경험과 실행결과들을 토대로 해서 미래에 발생할 수 있는 불확실성에 대비하기 위한 최선의 접근을 시도하는 것이다. 경영자가 운용할 수 있는 자원은 제한되어 있으므로 가용자원의 효과를 극대화할 수 있는 방법들을 고루 점검하는 것 이다.
이 같은 계획을 통해 적절한 자원배분을 이를 수 있다.
3.2 예산 편성
위에서의 계획이 실행해야할 활동에 관한 것이라면 예산이란 이러한 활동들에 소요될 또는 달성해야 할 목표를 화폐금액으로 구체화함으로써 조직 구성원들에게 계획을 주지시키는 수단으로서 활용된다.
대체로 1년을 단위로 이루어지나 특별한 경우 3개월, 6개월을 단위로 편성되기도 한다.
예산의 편성은 또한 조직원들이나 부서간의 의견교환이나 의견절충을 위한 적절한 기회로서 가치가 있고 참여적인 예산편성과정을 통해 조직원들의 자발적 참여와 계획에 대한 소유의식을 높이는데 기여할 수 있다.
이같이 경영통제가 예산에 의존하는 비중은 대단히 막중하다.
예산편성은 계획과정의 일부로 이루어지나 경영통제에 있어서 없어서는 안될 매우 중요한 단계이다.
3.3 실행 및 성과측정
조직원들은 준비된 활동계획을 일상업무서 실행해 나감으로 주어진 책임에 대한 실적을 거두게 된다.
성과의 측정이란 각 조직의 부서나 책임자들에게 맡겨진 활동의 결과 (실적)을 있는 그대로 기록하고 확인하는 것이라 할 수 있다.
이러한 성과 기록은 대부분 수작업에 의해서든 전산시스템에 의해서든 그 조직의 정보시스템에 의해 얻어지는 것이 보통이다.
그 다음엔 얻어진 결과와 계획했던 목표와의 차이를 분석하는 것이 필요하다.
그 원인분석을 통해 가능한 시정조치들을 적시에 취함으로써 문제가 확대되거나 지속되는 것을 방지하기 위해서이다.
이 과정을 통해서 차후의 새로이 계획을 세우거나 예산을 수립할 때 참고가 될 가치있는 정보를 수집하기도 한다.
3.4 보고와 평가
일상적인 업무는 연속적이고 반복적 인 활동이지만 이러한 활동의 결과가 진행되었는지 여부는 가급적이면 신속하게 책임실무자들에게 전달하여 주지시켜 주는 것이 필요하다.
왜냐하면 계획하는 과정에서 예상치 못했거나 새로운 상황의 전개로 해서 계획 했던 결과를 달성하지 못할 경우가 허다하며 그에 따른 조치를 생각할 수 있도록 기회를 주어야 하기 때문이다.
기업의 활동은 단발성이 아닌 연속성을 갖고 이루어진다. 따라서 과거의 경험-실패든 성공이든-을 통해 보다 나은 미래를 지향해나가게 된다. 위에서 실행한 차이분석의 결과는 그러한 경험의 축적이고 미래를 위한 출발점이 된다.
즉 차이분석에서 얻어진 결론을 토대로 시정을 필요로 하는 부분에 대해서는 적절한 조치를 취함으로써 목표에로의 방향조정이 이루어지는 것이다. 경우에 따라서는 애초에 세웠던 계획의 수정이나 변경이 필요한 경우도 있을 수 있다.
발전적인 개방 시스템(open systems)으로서 학습을 통해 환경에 적응하고 최선의 경쟁력을 얻기 위해 성숙해 가는 과정이라고 이해할 수 있다.
계획과 통제를 통한 계속적인 진전이 바로 경영과정의 핵심이라 할 수 있다.
4. 통제구조와 경영통제의 수단
4.1 통제구조(control structure)
통제구조란 효과적인 통제결과를 얻기 위해 경영자가 고안하고 설치해 놓은 기업의 조직적 요소라고 할 수 있다.
이 요소들은 오랫동안 축적된 경험을 통해 체계화된 여러 가지 통제방법들을 포함한다.
그 예로서는 책임회계제도, 내부통제시스템, 정보시스템 등을 들 수 있다.
4.1.1 책임회계제도(responsibility accounting systems)
통제란 근본적으로 조직원들의 행동을 기업이 추구하는 방향으로 유도해 가는 과정이라 할 수 있다.
조직원들로 하여금 조직을 위해 필요한 활동에 최선을 다하도록 이끌어 나가는데는 책임과 권한의 부여가 필요불가결하다.
책임회계제도란 각 조직원들에게 책임을 부여하고 그 성과에 대해 책임을 지도록 하는 것인데 이를 위해서는 임무수행에 필요한 권한도 함께 부여하는 것이 조직원들의 동기유발이나 성과평가에 대한 공정성을 위해 중요하다.
책임은 또한 계층적으로 이루어져 있어서 조직의 구조와 그 틀을 같이하는 것이 보통이다. 이러한 구조적인 통제방법을 책임회계제도라 한다.
4.1.2 내부통제시스템(internal control systems)
내부통제시스템이란 경영자가 기업의 목적을 달성하기 위하여 설정해 놓은 목표가 합리적으로 성취될 수 있도록 필요한 통제요소들을 조직 전반에 걸쳐 종합적으로 설계하고 구현해 놓은 통제시스템으로서 크게 세가지의 요소를 갖는다.
1) 통제환경(control environment)
경영통제가 효과적으로 이루어질 수 있는 복합적인 환경의 집합으로서 경영자가 수립해 놓은 정책이나 절차들이 효과를 발휘하도록 도움을 주는 조직내의 분위기를 통칭한다.
경영자의 경영철학이나 조직구조, 책임과 권한의 위임방법, 인사정책, 내부강사기능의 존재여부, 기업의 외적인 환경 등을 그 예로 들 수 있다
2) 회계시스템(accounting systems)
기업이 소유한 가용자원과 그 자원의 변동에 관한 활동을 정확하게 기록하고 분석하며 그 결과를 적절한 책임자에게 신속히 전달하기 위한 수단과 기록들로 이루어진다.
3) 통제절차(control procedures)
통제환경이나 회계시스템 이외에 경영자가 추구하는 목표가 성공적으로 달성될 수 있도록
기업 내에 구현해 놓은 경영정책이나 업무절차 등을 말한다.
이 같은 내부통제시스템을 통해서 경영자는 귀중한 자산을 내 외부의 위협으로부터 보호하고 자원활용의 효율성을 극대화하며 정확하고 효과적인 정보시스템을 유지하며 기업의 목표를 달성하는데 필요한 조직 내 질서를 유지할 수 있다.
4.1.3 경영정보시스템(management information systems)
통제의 모든 단계에 있어서 필요불가결한 것이 정보이다. 경영자로 하여금 업무의 진행 상황이나 문제점에 관해서 합리적인 판단과 의사결정이 가능하도록 하는 근거자료로서 정보는 통제의 핵심요소라 하겠다.
이러한 중요한 정보는 정보시스템이라는 조직의 신경시스템을 통해서 각 부서와 현장에서 발생하는 사건들의 구체적인 내용이나 내역에 관해 얻어 진다.
과거에는 거의 대부분 수작업에 의해 정보수집이 이루어졌으나 오늘날에 있어서는 컴퓨터나 네트워크와 같은 정보기술의 발달로 해서 자동화해 가는 과정에 있다
효과적인 통제에 있어서 또 한가지 중요한 것은 효과적인 정보시스템의 개발과 유지이다.
통제에 적절한 정보시스템의 설계와 구현, 그리고 변화하는 환경과 주변여건에 따른 정보시스템의 변경, 보수 등은 통제의 성패를 좌우할 수 있는 중요한 변수이다.
4.2 경영통제의 수단
경영자는 효과적인 통제를 달성하기 위하여 여러 가지의 수단을 활용한다.
이러한 수단들은 오랜 경험과 연구를 통해서 일반적으로 인정되어진 방법들로서 경영자는 기업의 조건이나 상황, 환경, 문화 등에 맞게 다양한 수단의 결합들을 동원하게 된다.
그 예로서는 다음과 같은 것들을 들 수 있다.
(1) 조직화(organization)
기업이 추구하는 목적을 달성하기 위해 필요한 활동과 과제들을 특성별로 분류하고 그에 따라 조직을 구성하는 것이다. 조직화를 통해서 분업화와 전문화가 이루7지며 여러 부서간의 역할 분담과 업무협조의 체계가 구축된다.
효과적인 조직화는 계속적인 재평가와 조직설계에 대한 수정보완이 요구된다.
조직화에 대한 구체적인 논의는 제13장에서 다루어진다.
(2) 정책(policies)
경영자가 의도한 바를 효과적으로 실행하기 위한 지침으로서 조직의 구성원들에게 전달되는 행동원칙이다.
기업의 목표와 경영진의 경영철학은 물론이고 기업활동에 관련된 법규, 규제 등을 두루 감안하여 수립되는 정책은 서면으로 작성되어 모든 구성원들에게 명확하게 전달되어야 하며 주기적으로 검토되고 상황의 변화에 따라 적절하게 개편되어야 한다.
(3) 절차(procedures)
제시된 정책에 부합되게 업무를 수행하도록 마련된 활동지침이라고 할 수 있다.
최대한의 효율성과 효과성을 얻기 위하여 가급적 단순하고 수월하게 설계되어야 한다.
업무에서 발생할 수 있는 오류나 실수, 또는 부정 등의 부작용을 최소화하기 위하여 상호견제와 검토가 구성원들간에 자연적으로 이루어지도록 설계하는 것도 중요하다.
(4) 인사(personnel)
조직의 성과는 구성원들의 자질이나 능력에 의해 크게 의존한다.
따라서 직원의 고용에 서부터 인사발령 등은 매우 중요한 경영통제의 수단이 된다.
능력과 재능에 맞는 인사, 업무교육, 분명한 권한과 책임의 부여, 공정한 주기적 성과평가와 그에 따른 적절한 승진, 포상 등을 통해 구성원들이 기업의 목표에 최대한 기여할 수 있도록 여건을 마련해 주어야 한다.
(5) 회계제도(accounting systems)
회계란 조직활동과 자원에 대한 재무적인 통제를 위해서 없어서는 안될 중요한 수단이다. 책임의 할당과 그에 따른 성과평가라는 경영통제의 구조적 틀이 바로 회계제도에 의해 이루어지기 때문이다.
따라서 회계제도는 조직의 구성원들이 각 개개인의 성과 뿐만 아니라 조직 전체의 이익에 부합되도록 합리적인 의사결정을 할 수 있게 설계되어야 한다.
(6) 예산(budgeting)
제14장의 경영계획에서 예산을 다룬 바와 마찬가지로 예산은 계획과 통제에 있어서 공통적으로 활용되는 수단이다.
그만큼 예산이 경영관리에서 차지하는 중요성이 크다고 할 수 있다.
하지만 계획에서의 예산은 목표로서 또는 실행한 결과를 비교하고 둘 사이에 발생할 수 있는 차이에 대해서 요구되는 추가적인 조치를 위해 사용된다는 것이 구분된다.
(7) 보고(reporting)
대부분의 경영활동은 주기적 흑은 비주기적으로 경영자들에게 전달되는 보고서에 의존해 의사결정이 이루어진다.
따라서 이 보고서들은 정확하고 의미있는 정보들을 적시에 관련자들에게 전달되어야 한다.
특히 정보사용자들의 필요(needs)를 최대로 감한단 보고서는 효과적인 임무수행에 중요한 자원이 된다.
(8) 감사(audits)
감사란 일의 진행과정이나 결과의 적절성 여부에 대해 특정한 기준을 가지고 면밀히 점검해보는 작업을 일컫는다.
이 역시 예산에서 적용되는 차이분석과 그 근본을 같이하나 감사의 경우는 예산의 범위를 넘어서 경영전반에 걸쳐 폭넓게 활용된다는 점에서 국소적인 예산의 차이분석과 다르다고 할 수 있다.
기업의 모든 업무는 그 효율성이나 효과성에 대해 주기적인 점검을 받는 것이 필요하다.
점검되지 않는 업무는 문제점이 발생해도 적시에 적발되기 어렵기 때문이다.
감사에는 기업이 자체내의 인력으로 구성된 감사부서에서 타부서들을 대상으로 실시하는 내부감사(internal audit)와 기업 외부 독립된 전문감사인 들에 의해 수행되는 외부감사 (external audit)가 있다.
일반적으로 기업의 내부감사 조직이 일상적인 통제활동을 위해서는 적절한 부서라고 할 수 있다.
내부점토를 통해 적발된 문제점에 대한 시정조치는 후속검토를 통해 그 이행여부를 반드시 확인하여야 한다.
연습문제
1. 우리생활 주변에서 발견할 수 있는 통제의 예들을 찾아 설명하라.
2. 목적에 따른 통제의 분류를 열거하고 설명하라.
3. 통제시스템의 구성요소를 열거하고 예를 들어 설명하라.
4. 경영통제의 순환과정을 설명하라.
5. 계획과 통제의 관계를 설명하라.
6. 효과적인 통제시스템의 특성을 설명하라.
7. 경영자가 사용할 수 있는 통제의 수단들을 열거하고 설명하라