지난해 한국관광공사에 입사한 박미영(37.씨)는 프레젠테이션 덕을 톡톡히 봤다.
면접 코스중에 "5분 프레젠테이션" 과정이 있었는데 이전 직장에서 쌓은 경험이 밑거름이 됐다.
그는 해외사업 관련 보고 업무를 많이 해 관광공사가 제시한 주제를 남보다 일목요연하게 풀어 갈 수 있었다.
박씨는 "다른 합격 요인도 있었겠지만 특히 프레젠테이션이 면접관의 마음을 움직인 것 같다"고 말했다.
요즘 웬만한 기업들은 프레젠테이션(이하 PT) 능력을 많이 따진다.
직장을 옮길 때나 몸값을 올리기 위해서도 PT는 직장인의 "필수 기술"이 됐다.
하지만 PT를 준비할 시간은 언제나 모자란다. 짧은 시간 안에 준비해야 하고, 또 주어진 시간 내에 상대방을 설득하는 작업이 PT다.
D-6·7 주제·목표 설정, 자료 수집
주제만 잘 잡아도 "절반은 성공"이다. "무엇"을 "왜" 설명해야 하는지를 파악한 뒤 관련 자료를 모아야 한다.
이때 인터넷 자료보다는 서적.논문 자료를 인용하는 것이 좋다.
국회도서관.국립중앙도서관 등에 가면 관련 자료를 찾을수 있다.
업체에서 발행한 사보.브로슈어도 좋은 참고서다.
관련 전문가를 직접 만나 촬영.녹취한 뒤 현장감 있게 활용하는 것도 PT의 설득력을 높인다.
땀방울이 배어 있는 PT는 언제나 좋은 점수를 얻는다.
D-4·5 콘텐트 구성, 원고 작성
수집한 자료를 바탕으로 PT를 할 장소나 상황, 청중의 기호 등에 맞춰 내용을 구성한다.
PT의 종류에 따라 조금씩 다르긴 하나 일반적으로 PT의 골격은
▶서론(회사 소개, 시장 추세, 문제점 제기, 프로젝트 추진 배경, 프로젝트 제안 배경, 업계 동향)
▶본론(프로젝트의 전략과 문제 해결점, 영업 실적 보고, 제품의 특징과 장점 소개)
▶결론(기대 효과, 추진 계획, 업무 목표 설정, 회사 비전 등) 등으로 구분하는 것이 좋다.
D-3 시청각 자료 준비
콘텐트를 돋보이게 하는 것은 시청각 자료다.
눈에 쏙 들어오도록 간결하게 만들어야 한다.
D-2 PT 완성과 연습
PT 화면에 넣는 문장은 간결해야 한다.
전문 용어는 쉽게 풀어준다.
어려운 대목에선 적절하게 유머를 구사한다.
또 PT와는 별도로 설명 노트를 따로 준비한다.
이 노트에 PT 순서에 맞게 꼭 언급해야 할 주요 단어.내용을 메모한다.
그러나 이는 발표 중 슬쩍 참고하는 '커닝페이퍼'일 뿐, 회의 내내 이를 보며 진행하면 PT가 산만해진다.
D-1 최종 연습
실제로 시간을 재가며 발표 당일과 똑같이 연습한다.
프로젝터.레이저포인터 등 발표 장비를 점검한다.
발표장의 마이크 등 음향시설 등도 미리 살펴야 한다.
실제 상황에서 작동이 안 되면 낭패다.
D-데이 복장 점검과 표정 연습
다시한번 PT 내용을 머릿속에 잘 정리한다.
당일에는 의상.화장.표정에도 세심한 신경을 써야 한다.
PT는 크게 ▶관심 집중시키기▶주제 전달▶자료의 근거 설명▶Q&A 시간 할애' 등 4단계로 진행된다.
PT 내내 이 순서에 맞춰 설명하도록 노력해야 한다.
일관성이 있어야 한다는 뜻이다.
주제를 이야기할 땐 핵심이 되는 내용을 먼저 거론한다.
또 청중이 궁금해 할 만한 요소를 조금씩 남겨 자연스럽게 질문을 유도하는 것도 PT 기술의 하나다.